管理職であれば、面談は部下とコミュニケーションが取れる重要な機会のひとつです。
そのため、面談を有効活用し、成果を出せる社員育成につなげることは上司の重要な職務でもあります。
今回は、管理職に求められる成果を出せる社員の育成に必要不可欠な”聞き出す”技術について、ご紹介します。
面談は上司と部下が信頼関係を構築する場
人事評価や人事考課を重視した面談は、今季の実績や目標に対しての成果を確認する場が優先されます。
しかし、1on1ミーティングのように時間制限を設けず、上司と部下がコミュニケーションを繰り返す面談は成果を出せる社員の育成に効果的です。
また、管理職は部下やチームメンバーと面談する際は、徹底的に聞き役に立ち回らなければなりません。
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面談はノンアルコールが原則
部下とコミュニケーションをとる場合、普段の職場や飲み会の席で十分と考える管理職もいます。
特に年配の管理職の中には、居酒屋で膝を突き合せた方が、部下の本音を聞き出しやすいと考えがちですが、面談は基本的にノンアルコールで行うべきです。
現在の日本においても多様性や女性活躍が叫ばれる中、職場は男社会ではありません。
女性社員も増え、アルコールが苦手な社員にも配慮し、公平を保つ上でも業務時間内にノンアルコールで面談の機会を作り出しましょう。
また、特定の部下のみと頻繁に飲みに行くこともおすすめできません。他の部下やチームメンバーに「ひいき」していることと伝わってしまい、人事評価・人事考課が公正におこなわれるかどうか、不安につながってしまいます。
一方で飲み会が好きな若手も存在します。面談としてではなく、親睦会として「自由参加で行うこと」と「現場リーダーの発信で行うこと」が大切です。
面談が「管理職の”聞き出す”技術」が大切
上司と部下の面談では、管理職の”聞き出す”技術が求められます。
時間制限をなくし、部下やチームメンバーが抱える課題や問題を整理し、解決に導いていかなければなりません。
- 上司沈黙法
- 面談時間無制限法
- 面談場所工夫法
- 面談トーク事前設定法
上司沈黙法
上司沈黙法とは、上司はひたすら聞き役に徹し、完全に黙って、部下の話を聞くことです。
「上司に話を聞いてもらいたい」という思う部下が多く、ただ部下の話を聞くだけで上司への信頼につながります。
一方で、部下の話を途中で遮る、結論を先に行ってしまう等、一方的に話をする上司は部下との信頼関係を構築できません。
面談時間無制限法
面談時間無制限法とは、予め面談時間を設定するのではなく、あえて時間制限をつけない面談方法です。
部下の”本当の”本音や問題は、時間を掛けなければ、洗い出せません。
部下の納得感や信頼感にもつながるため、面談時はぜひ導入したい方法でもあります。
面談場所工夫法
面談場所工夫法とは、シンプルに「話しやすい場所」で面談する方法です。
適温に保たれた室内を面談場所に設定するだけで、部下の緊張もほぐし、アイスブレイクしやすい雰囲気を作り出せます。
また、内容に応じて、面談場所を変えることも効果的です。
ホテルのラウンジやセルフ式コーヒーショップも部下の緊張をほぐす効果的な面談場所です。
他の部下やチームメンバーに聞こえてしまうことが気になる人に対しては有効です。
面談トーク事前設定法
面談トーク事前設定法とは、面談内容がセンシティブな問題（クラウド上に簡単に入力できないような繊細な問題）も多いため、事前に面談の方向性を組み立てておく方法です。
事前に面談相手の背景を知ってから面談で質問すれば、何も知らないまま質問するよりも確実に部下の本音や問題を聞き出すことができます。
疑問に先回りすることも上司の重要な役割です。
これは人事考課のフィードバック時にも有効です。
人事考課に納得できない原因のひとつに「なぜこの評価になってしまったのか」という疑問を持つことです。
監理職であれば、フィードバックに対する疑問にも納得できる回答を事前に準備しておくべきであり、基本的に部下との面談は事前に準備してから臨む習慣をつけておきましょう。
人事評価シートを作る際のポイント
自ら考えて自発的に働き、その結果に責任をもって行動する「自責思考型社員」生み出すことができるようなシートを作ることを心がけましょう。
人事評価は評価基準を基に判断していきます。
例えば、工場勤務の場合、生産量を〇％向上という目標でも問題ありませんが、育成計画の見直しや人員配置の検討を目標に組み込む場合が考えられます。
現状、業務効率が悪い場合、「人手が足りない」、「まだ人材育成が進んでいないため、手が回らない」といった現場の声を把握しているのであれば、正確な現状把握しつつ、KPIを設定した上で人事評価シートに盛り込みましょう。
もし明確な評価基準がない場合は、目標設定のタイミングで、上司と部課との間で評価基準を定めて合意を取るようにしましょう。
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従業員が自分の人事考課に納得感を得てもらうためには、管理職と部下・チームメンバーとの間に信頼関係を構築することが不可欠です。
しかし、前述の通り、現在の管理職は管理職としてのスキルアップを十分にされないまま、管理職に昇進していった方が多いといえます。
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部下との信頼関係の構築方法や部下とのコミュニケーション方法に不安な方はぜひ参考にしてみてください。
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成果を出す社員を生み出す管理職スキル：まとめ
成果を出し、組織エンゲージメントが高い社員を育成するには、管理職のスキル向上が欠かせません。
多くの会社は新卒入社社員への教育には積極的に投資しますが、管理職の教育には投資を避けがちです。
しかし、管理職の育成は会社の成長にとって、不可欠の存在です。
経営者も管理職も今一度、管理職のスキル向上に目を向けて、根本的な組織改革に意識を向けてみましょう。
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スタッフにとって、キャリアアップは重要な課題です。そのために、さらに『実務スキル』をきわめていこうとする方が多いです。しかし、一定レベルまで昇格すると頭打ちします。それは、部下を育てたり、チームの成果を上げるという『マネジメントスキル』が不足しているからです。皆様にはぜひマネジメントスキルを身につけていただき、さらに活躍の幅が広げて欲しい。そう願っています。
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今まで、部下との面談はどのようにおこなっていますか。