人事評価

【必見】成果の出る社員との面談とシートのポイント

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今まで、部下との面談はどのようにおこなっていますか。
よく思われがちなのが、面談=評価と思われている方も多いと感じます。

しかし、評価だけでなく、コミュニケーションをとれる時間でもあります。
面談を有効活用するために、今回は成果の出る社員との面談とシートのポイントをお伝えします。

面談をどう捉えればいいか

評価重視の面談だと、部下と面談した時に、下半期どのくらい実績があったか、目標よりどのくらい成果をあげたかなど、減点方式で話してしまう例が多くあります。
そうすると、部下のモチベーションを下げてしまうこともあるでしょう。

コミュニケ―ション重視の面談だと、下期の目標設定や、前回よりどのような成長があった、期待していることなど、意見交換し、組織の成長や本人のモチベーション向上などが期待できます。

面談(評価)シートの必要性とは

コミュニケーションをとるなら、普段の職場や飲み会の席でもいいのではないかという方もいます。
しかし、そういった場で、本音や目標設定などなかなか難しいのは事実です。
質問者側も質問する意図や、課題や成長目標をはっきりさせるためにシートを作成すると根拠がしっかりします。
「このような内容について一緒に考えたい」、「このレベルを今後求めている」、もしくは「期待している」など具体的に述べることができます。
そのうえで、何を評価するか、どう評価するかをより明確にすることにより、社員の行動を方向付けていきます。

面談のポイントとは

例えば、人事評価面談は、現場に寄り添ったコミュニケーションを実践する上では、以下のポイントを確認しておきましょう。

  1. 人事運用制度の運用に関する疑問点や改善点
  2. 現在実施している採用活動に関して感じていること
  3. 現在の教育体制に関して感じていること

など、人事として今後反映できそうな内容は一緒にヒアリングするようにしてください。

人事評価面談ではするけども、フィードバックはしていないという管理職の方もいます。
しかし、人事評価などの面談の際に、なぜ今回このような面談をするのかやどういう意図があるのかなどの説明や、評価にあたっての明確な理由などを説明したほうがより納得します。
面談者である部下のモチベーションをあげるのを心がけてください。

そのために、管理職の皆さんは面談の際に、次のようなことを伝えてください。

  • よくできていたこと
  • 改善してほしいこと
  • あなたにぜひこうなってほしいと思っていること
  • そのために会社と自分が支援をしていきたいと考えていること

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評価シートを作る際のポイントとは

自ら考えて自発的に働き、その結果に責任をもって行動する「自責思考型社員」生み出すことができるようなシートを作ることを心がけましょう。
評価基準を作るうえで、社員がどのように考えどのように動き出すかということを想像して作ります。

例えば、工場で勤務している方であれば、生産量を何パーセント向上という目標でもいいのですが、育成計画の見直しや人員の配置を検討するなど、目標を変えたほうがいい場合があります。

現状として効率が悪いのは、その工場の人手が足りないとか、まだ育成が足りないから手が回らないからだという意見が現場からあり、把握しているのであれば、正確な現状把握が不可欠であることはいうまでもありませんが、評価シートは時間をかけて作成してください。
時間をかけて作成していることは部下の方にも伝わります。

面談シートを作る際のポイントとは

いざ、面談するときに何も準備していないとうまく説明ができません。
以下の項目をそれぞれ面談する部下ごとにまとめるシート作ることをおススメします。

  • 四半期・半期で良かったところ、伝えたいところ
  • 評価項目の中で、よかったところ
  • 改善してほしいところ
  • チャレンジ目標:評価シートの本人が作成する場合は記載してもらったものを持ってきてもらう。
  • 伝えたいことのまとめ:来期は昇格してほしい。今期はこのような成果を期待しているなど。

本人の記入用の面談シートには、

  • スキル分析のためにどういった能力が自分には必要か、習得するまでにどのくらいの期間がかかるか
  • 今どのくらい担当業務を抱えているか
  • 担当業務の実施のポイントや問題点・課題・自分にとっての難易度
  • 今、与えられている役割がどの程度あるか、ノルマはどのくらいあるか

等を事前に用意して記入してもらいましょう。
これらのシートの作成例は、私の著書「人事部のつくりかた」に記載していますので、よろしければご参考ください。

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まとめ

面談をする際には、事前の準備が必要です。
面談は部下とのコミュニケーションをとれる機会であるため、一方的な評価だけでなく、モチベーションをアップさせるため、よかったところや改善してほしいことなどを伝え、目標を一緒に考える機会にしましょう。

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大橋 高広

大橋 高広

株式会社NCコンサルティング 代表取締役社長|人事コンサルタント・社外人事部長&社外CHRO・ビジネス作家|あなたの会社の採用・育成・定着を強くする人事のプロ|人事評価制度と面談が得意|最近はブランディングとマーケティングのご相談も急増中|著書重版|現状維持は衰退|プラス思考の方と互いに高め合っていきたい|新刊執筆中

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