この面談の機会に、課員に対してモチベーションアップのために行動できる機会だと感じます。
今回は、「管理職必見！課を成長させる効果的な人事面談の方法５点」をご紹介いたします。
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現場レベルでの人事面談の重要性
人事面談にはさまざまな種類があります。
人事部が行うものと現場の管理職が行うものです。
管理職はたいていは、会社が用意した人事面談シートを利用し、ヒアリングを行います。
従業員は直属の上司のヒアリングの場合、本音をいうのが難しいかと思います。
ですが、この面談で重要なのは、評価だけではなく、今後も目標設定やフィードバックをすることで、課の成長を促進できる機会とも言えます。
私は日ごろから、コミュニケーションは「飲み会」で済ませているという上司の考え方に「NO」と提唱しています。
仕事として人事面談を受ける、もしくはヒアリングすることできっちり不平不満も聞くことが可能になるのです。
やってはいけない人事評価面談
人事評価面談を実施している企業はたくさんありますが、現場では機能していない場合があります。
では、なぜ機能しないのでしょうか。現場で行われている「やってはいけない人事面談」のポイントをまとめました。
一方的な評価
評価だけでフォロー（フィードバック等）をせず、部下と上司のコミュニケーションの場ということを認識していない。
主観的な意見を織り交ぜて話している
他の課員や他社の噂話や評価を聞いたり、個人的な感情を入れて評価をしている。
もしくはその内容を評価内容に入れて意見をいってしまっている。
叱責とアドバイスが入り混じっている
改善するためのアドバイスではなく、ただ叱責したいと思わせるような言い方をしている。
例えば、「目標が達成していない」ことだけの指摘ではなく、「なぜ達成できていないか、今後下期はどうしたらよりよくなるか」というアドバイスがない。
課員のモチベーションアップさせるための５つの方法
効率のよい面談をするにはどうすればいいでしょうか。
モチベーションをアップするには面談の前に準備が必要です。以下をご紹介します。
目標設定
課員と面談する前に、何を目標にするか考えます。
課としての目標設定と個人ベースの目標設定です。こちらから決めたものを課員に共有と納得してもらう場だと考えてください。
質問内容の精査
面談前に、面談シートだけでなく、面談に際しての質問を事前に決めておきます。
例えば、営業数字が悪いことを叱責するのではなく、「どうすれば数字があげることができるのか」を一緒に考えていきます。
その中でも重要視するポイントは「現状の不満」「現在の仕事に対しての考え方」「キャリアップについて」「将来のイメージ」等をこの質問から聞ければとてもいいでしょう。
- 営業をする上でどういうところに困っているか
- 現在のローテンションで改善したいことはあるか
- 目指したい先輩はいるか、どうしたらなれると思うか
課員が考えている将来像を把握し、こちら側から、今の仕事でどのようなステップを歩めばそこにいきつくかを具体的に提示するとより、モチベーションが高まります。
その結果、営業の数字に反映することが可能になります。
不満や不平の聞き方
面談している本人に対して不満・不平を聞くことは非常に難しいと感じます。
その場合は、会社の制度面・仕事内容・給料に関してのように、全体像から聞き出すことが大事です。
管理職に対してのヒアリングは、人事部や組合からあるため、課の状況等はそこまで聞き出す必要はないでしょう。
本来聞ければいいのですが、そのことで自分の評価が下げられてしまうのではないかという圧力として捉えられる場合もあります。
４）聞く姿勢について
同じ課で仕事をしていると、課員の中では前もって、「Aさんはこういうことを発言した。」「Bさんは上司に対してこんなことを思っている」等、悪口が耳に入ってきます。
ただし、評価面談の際は、先ほど「やってはいけない人事面談」で述べたように、そのような情報は無視して取り組むように心がけてください。
また、こちらから一歩的に話すのではなく、考えさせて自分から出した答えを話させるように促してください。
上司から、「これはこういう考えだろう」と言われ「はい」と導き出した答えは、納得していない場合が多いです。
５）フィードバックに注意する
何のためにフィードバックするのでしょうか。
- 本人が自分の評価を理解し受け止める
- 問題点・改善点・伸ばしていく点を理解してもらう
- 問題点・改善点について克服するためのモチベーションのアップを一緒に取り組む
この３点が達成するようにフィードバックを行う必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
管理職は課員とはとても、密接にかかわるポジションのため、なかなか本音を聞き出すことが難しいと感じます。
しかしながら、人事面談をただの評価をするための場に設定してしまうととてももったいないです。
課員との目標や考え方の共有をすることで、課全体と個々人の成長を促進できる場として活用するように心がけてください。
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上期・下期の評価の度に、管理職が面談することが多いかと思います。