「総務部人事係」
中小企業では、人事部を総務の中に併設しているという例を多々見ます。
そうした企業ほど、人事に悩みを持っている傾向にあります。
問題を起こす社員や、うまく育成できないなど悩みに、「社員が悪い」「課の上司の育成が悪い」など取り上げる方も多く見ますが、人事部がないことで起こっていると考えたことはあるでしょうか。
総務と人事の違いから、人事部は絶対独立させたほうが、会社にたくさんのメリットを生み出すことをご紹介したいと思います。
総務と人事のそれぞれの仕事内容
総務の仕事とは
来客対応、受付業務、備品や土地・建物の管理、郵便の管理等、会社のバックオフィスの要です。
株主総会の企画・運営も総務の仕事となります。
また社員旅行の手配や会社の運動会準備など、いわゆるなんでも屋さんです。
人事の仕事とは
人事は「ヒト」の扱う仕事すべてになります。
社員の募集、採用、育成、評価すべて担当します。
入社・退職に関する業務、就業規則、給与計算、最近では、パワハラ・セクハラの対応や予防の講習会などをおこないます。
総務と人事は内容もすこし被るところもあり、冒頭にも述べたように一緒にしているところも少なくはありません。
人事部なのない中小企業はどのように採用、育成、評価をしているのでしょうか。
多くは、「総務部人事係」がその任務を担っています。
総務部の中には、庶務係・人事係・労務係・経理係などを総務部一つでまかなっているのです。
これではなんでも屋さんであり、「ヒト」を採用、育成、評価する専門家集団が会社にいないということになります。
ということは、会社に会わない社員が入ったり、会社の望む育成ができなかったり、売上に貢献できない社員が増えたり、退職者を出したり、してしまうということになります。
今は、採用難といわれるほど、人手不足です。
中小企業の採用が困難な中、大事な資源である「ヒト」を扱う部署がないというのは問題だと思いませんか。
一番多い質問が「社員がうまく育たないうえに、辞めてしまい困っています。なんとかなりませんか？」という質問です。
原因は、多い理由は①ベテラン社員が新入社員に対して正しく指導していないから②新入社員は誰にも相談できないからです。
人事制度ができることによって、社長の思い付きで評価がかわったり、判断基準が変わってしまうことはありません。
また、評価も明確化になり、社員は納得して仕事に取り組むことになります。
絶対に人事部を作ったほうがいい理由
人事部なんて作るのは、うちの会社はまだ早いと思っている方、そんなことはありません。
人事部を作ることでたくさんメリットはあるのです。
そんなメリットを少しご紹介したいと思います。
社員のモチベーションがアップする
「うちの社員は最近やる気がないんだ」という社長が多くいらっしゃいます。
その時、モチベーションアップなどの研修会に参加させますが、社員は現場に戻るとまたモチベーションがダウンしてしまいます。
それは現場の根本的な問題を解決していないからです。
モチベーションが下がると営業など仕事に影響が出てしまいます。
人事部を作ると社員とのコミュニケーションを図る時間を設けたり、不公平な評価制度の改善など、問題にテコ入れできます。
中小企業のように少数精鋭の組織ではとても大事な課題です。
社員一人一人が見えるようになる
社長が経営のことから社員の人事のことまですべて見るのは不可能です。
社長は経営判断という大事な舵取りをできれば問題はありません。
人事部をつくり、人事のプロ集団に任せてしまうことで社員の一人一人がよく見えてきます。
合わない社員が自然と去っていく
人事部を作ることで、人事制度で正しく評価することで、さぼったり、部下の指導ができない上司などに対し、評価を下げることが可能になります。
社長の主観的判断ではなく指標をもとに判断するため、透明化も図れ、残ってほしい社員と合わない社員に差をつけることと、納得のいく理由説明ができます。
技能承継ができるようになる
技能承継を課題に考えている社長の中には、「教えるほうのベテラン社員のほうが悪い」「教えられる社員の方の覚えが悪い」などおもっている方も多くいます。
この問題の根本的な原因は、技能承継が「仕事」になっていないからです。
技能承継には納期もなく、やらなければ説明が求められるだけです。
また技能承継をしても給与面の処遇がありません。
また、ベテランの社員であればあるほど、既得権益を守ろうとします。
自分がいなくては、会社が回らない状況はある意味本人にとってとても好都合なのです。
こういったことを改善するために人事制度を使います。
人事制度によって技能承継を「仕事」にし、その成果を評価し処遇する仕組みができていれば、潤滑に承継が進んでいくのです。
まとめ
総務部人事係という組織が、中小企業には、多く見受けられますが、社員が１０人以上いる場合は人事部として独立させることをオススメします。
人事部は会社の一番大切な財産である「ヒト」を採用、育成、評価するプロフェッショナル組織です。
そして人事部を会社につくることでたくさんのメリットが生まれます。
ぜひ人事部がない企業様は検討いただければと思います。
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