企画・運用や営業など直接部門は売上や受注数など目標を設定しやすい一方で、営業事務や補助などのバックオフィス（関節部門）の目標設定は曖昧になりがちです。
しかし、直接部門が目標を達成するためには、バックオフィスの目標設定をきちんと行う必要があります。
今回は曖昧にされがちなバックオフィスの目標設定の付け方や、「なぜバックオフィスの目標設定が大事なのか」を解説し、バックオフィスの目標設定にも使用できる大橋高広式【無料】目標管理シートもご紹介します。
本記事ではわかりやすさを優先するため、バックオフィスを、人事・経理ではなく、「営業など直接部門を補助する営業事務」と定義して解説します
- バックオフィスの目標が曖昧だと、営業担当者が気を使うなど余計な心理的負担やコミュニケーションコスト、業務量が増えてしまう
- ５Sは業務遂行能力向上に役に立つが、個人目標の達成や組織エンゲージメントにも効果があるとは限らない
- バックオフィスも月間見積もり作成数や営業担当者の業務時間数の削減など具体的なKPIを設定する
- バックオフィスの目標は直接部門の利益をあげること
なぜバックオフィスに目標管理が必要なのか？
バックオフィスに明確な目標設定がないと、直接部門の負担増と組織へのエンゲージメントに大きな影響が与えます。
直接部門の見えない負担を軽減する
バックオフィスの目標設定が曖昧な場合、営業などの直接部門は見積もり作成や資料作成補助などを依頼する際に、バックオフィスに気を使ってしまうことが少なくありません。
そのため、営業担当が自ら事務作業を行ってしまう、コミュニケーションコストが増えるといった弊害が生じます。
バックオフィスに明確な目標設定を行うことで、バックオフィス担当者のモチベーションを高め、自ら業務を取りに行くように環境を整える必要があります。
組織へのエンゲージメントを高める
目標設定は、一般的に個人目標と組織目標の２つを設定します。
中でも組織目標は管理職の個人目標でも達成できないように設定されており、現場の営業担当者やバックオフィス担当者の協力が不可欠です。
管理職を含む営業担当者が最大限の利益を上げるためには、効率的に営利活動を行えるように、バックオフィスが迅速にフォローしなければなりません。
また、バックオフィスにも具体的なKPIを持たすことで、組織への貢献度を認識させ、組織に対するエンゲージメントを高めることができます。
5Sを目標設定に入れるのはやめましょう
5Sとは、整理・整頓・清掃・清潔・躾のローマ字の頭文字をとった造語です。仕事に必要なモノを絞り、仕事を行いやすくする改善を行い、職場の課題を解決できます。
トヨタ式５Sが有名で、中小企業、主に製造業では広く知られている改善方法でもあります。
トヨタ式５Sは、安全性の向上、品質の安定、納期の短縮、コスト削減、社員のマネジメントを軸とした主に製造業の現場で効果が高い改善方法です。多くの中小企業や製造業以外でも採用されています。
確かに5Sの推進は、ムダを省き、従業員単体の業務を効率化することに長けています。しかし、こうした徹底した効率化は従業員の業務遂行能力の向上とコスト削減には役に立ちますが、「営業利益を上げる」という目的では弊害をもたらすことがあります。
つまり、徹底した効率化を行ったことで「目標を達成した」とバックオフィスの従業員が認識し、本来担うべく、営業担当の利益最大化に意識が向かなくなります。
そのため、「自ら営業担当の補助業務を取りに行かない」という受動的な従業員が量産されてしまいます。
組織目標を達成するためには、営業担当と同じように具体的でわかりやすい目標を設定し、バックオフィスのモチベーションの向上、公平な人事評価につなげましょう。その結果、バックオフィスのサポートは組織目標の達成に欠かせない力となります。
5Sは業務遂行能力の向上には役立つが、個人・組織目標の達成には寄与しない場合もある
バックオフィスの目標は直接部門の利益をあげること
バックオフィスの目標はあくまで直接部門の利益をあげることです。
そのため、バックオフィスも明確なKPIを設定する必要があります。KPIに設定するコツとしては、営業担当の利益に直結するように設定します。
- 月間の見積もり作成数
- 担当する営業者の営業成績との連動（資料作成補助の評価）
- その他、事務作業の処理数
このように、測定可能なKPIの設定がバックオフィスの目標設定の基本です。
また、目標数値も昨年対比ではなく、必ず過去最高対比で設定します。
目標数値の昨年対比は、従業員に終わりが見えないマラソンを強いることと同義です。
担当とする営業担当者との相性や割り振りも目標数値には影響し、営業成績自体も景気にも左右されます。
そのため、昨年対比ではなく、必ず過去最高対比で目標数値を設定しましょう。
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会社の方針や経営戦略にあった目標設定には、KPIを明確にし、その都度、進捗を追える目標管理シートが欠かせません。
目標管理シートは人事評価エラーを防止し、しっかりとアクションと実績を記録できるように構成されている必要があります。
大橋が使用している目標管理シートは、月単位での目標と実績を進捗管理できるように構成されており、役割基準の職種別項目を元に目標を設定できます。
アクションや実績、達成率を記入できる項目のほか、人事評価エラーにつながらないように目標設定以外の主な成果を記入できる項目も設けておりますので、ぜひご活用ください。
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バックオフィスの目標設定：まとめ
バックオフィスは直接部門の利益をあげることが最大の目的です。
そのため、バックオフィスの目標をきちんと設定することは、営業担当者の個人目標や組織目標の達成のカギとなります。
5S等の改善方法は、バックオフィス従事者の業務処理能力の向上には寄与しますが、バックオフィスの自発的な行動までサポートするには限界があります。
バックオフィスにも直接部門の目標と連動するように、具体的なKPIを設定することが重要です。
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