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人材育成といえば、現場で指導するOJT・外部研修やセミナーを受講させるなどのOFFJTを思い浮かべる方が多いと思います。
また、育成計画書を作成したり何度も繰り返し教えるなど、長い時間を要するものだというイメージをもっている方が多いと思います。

たしかに、人材育成は一朝一夕に成果が出るものではなく、根気も必要です。
しかし、せっかく時間をかけるならば、育成のポイントをしっかりおさえて、効果的なOJTを実施したいですよね。

そこで今回は、新人受け入れ時にポイントを絞って、効果的なOJTを実践するための方法をお伝えしたいと思います。

人材育成のポイント!受け入れ前~出勤初日が重要な理由

人材育成といえば、「どう教えようか」「どのような内容・順番で教えようか」など、OJTの内容について考える方が多いと思いますが、実は初めに重要なポイントとなるのは、受け入れ前~出勤初日の準備です。

なぜか?

それは、新人スタッフの企業に対する印象が決まる時期だからです。

企業にしてみれば、受け入れ時の流れはルーティンであり、慣れたものかもしれません。
しかし入社する側にとって、出勤初日や入社間もない時期は特別で、希望と一緒に大きな不安が入り混じっているのです。

そのため、とくに出勤当日までの期間はソフト面・ハード面ともにしっかり準備をし、企業と新人スタッフの信頼関係を確実につくることが重要なのです。

人材育成のポイント!〜受け入れ前の準備〜

それでは、新人スタッフが出勤当日を迎えるまでに、会社側で準備することについて具体的にお話ししたいと思います。

この準備が不十分な状態で出勤初日を迎えてしまうと、新人スタッフからの信頼を失ってしまったり、新人スタッフが疎外感をもってしまうことがあります。

(1)既存スタッフへの情報共有をしておく (ソフト面)

既存のスタッフへ向けて、新人スタッフが入社することを伝えておきましょう。

できれば朝礼や夕礼・全体ミーティングといった、より多くのスタッフへ一斉に発信できる方が、伝達漏れがなく、伝える内容にもブレが出ません。
また、スタッフからの質問にもその場で答えることができます。

どうしてもスタッフへ直に伝える機会が無い場合は、メールで伝えるようにしましょう。

伝える内容は、

  • 新人スタッフの氏名
  • 属性(性別・年齢・正社員orパート)
  • 採用の背景
  • いつから・何時から何時まで

などです。

事前に既存スタッフへの情報共有を行うことで、心構えができたり育成計画をより細かく考えられるというメリットがあります。

良い例

  • 入社が決まってから、なるべく早いタイミングで全体集会の場にて情報共有をする。
  • 採用の決め手について話す時は、条件が合ったことだけではなく、本人の長所や人柄の面で優れていたことも話す。
  • できればOJT上司(新人スタッフの育成担当者)も予め決めておき、集会の場で発表する。

悪い例

  • 出勤初日ぎりぎりまで、新人スタッフに関する情報共有ができていない、若しくは伝えられている情報の内容に一貫性がない。
  • 家庭的な問題や本人の性格について、批判をするような事をスタッフに言う。
    またはプライバシーに関することを話す。
  • OJT上司が出勤初日まで決まっておらず、誰も危機感を持たず興味を示さない状態。

(2)制服・ロッカーなどの準備をする (ハード面)

出勤初日にOJTがスムーズに始められるように、制服やロッカー・シューズなども漏れなく準備しましょう。

もし、OJT上司となるスタッフが不在の場合でも、誰もが漏れなく準備・確認ができるように、チェックリストや準備するものの一覧などがあれば良いですね。

もちろん、採用決定時に本人へ制服や靴のサイズなどを確認するのを忘れないように気を付けましょう。

良い例

  • 準備物の一覧があり、不足がないかチェックしながら準備ができている。
  • 遅くても受け入れの前日までに全てが揃っており、滞りなく受け渡すことができる。
  • 万が一準備物が届かない場合は、いつ頃届くか・なぜ遅れているかなどを発注先に早めに確認している。

悪い例

  • 準備を後回しにし、間に合わなくなった挙句、前任者のサイズ違いの制服を用意している。
  • 新人スタッフが使用する予定のロッカーを確認しておらず、ホコリが溜まっていたり前任者の私物が置きっぱなしになっている。
  • ロッカーが他のスタッフと共用の場合、使用者に荷物の整理をするように指示などしておらず、受け入れ当日に新人スタッフが使える状態ではない。
  • カードキーの準備などができておらず、出勤や勤務そのものに支障をきたしている。

人材育成のポイント!〜初出勤当日〜

出勤当日も、新人スタッフが初日でつまずかないように、OJTがスムーズに実施できる環境をつくりましょう。

ここでは、出勤当日に心掛けたいポイントについてお話ししたいと思います。

(1)笑顔で受け入れとあいさつをする

出勤初日に先輩から笑顔であいさつされて嬉しかった、逆に無言で会釈だけされて悲しい思いをした、という経験があなたにもあるのではないでしょうか?

初めのあいさつ次第で、本人の仕事に対するモチベーションが決まることもあります。

そこで、なるべく新人スタッフの緊張がほぐれるように、既存スタッフ(とくにOJT上司)は笑顔で受け入れとあいさつをするように心掛けましょう。

また、初日はOJT上司が新人スタッフを連れて、上長や既存スタッフへのあいさつ回りをすることも大事です。

良い例

  • OJT上司から周囲のスタッフへ、笑顔で受け入れやあいさつをするように推進している。
  • 笑顔だけではなく、「はじめまして」や「こんにちは」を既存スタッフ側から言える。
  • できれば出勤初日より前に、OJT上司と新人スタッフの顔合わせをする時間をつくっている。

悪い例

  • 職場に先輩風を吹かすスタッフがいて、新人スタッフを受け入れる心構えが無い。
  • 既存スタッフがぼそぼそとした声であいさつをする、もしくはあいさつができない。
  • 「〇〇して!」「〇〇しないで!」といった冷たい口調で接して、新人スタッフを委縮させる。

(2)新人スタッフの育成計画書を作成している

育成計画書が無いままOJTをすることは、頂上の見えない山を登ることと同じです。
「いつまでに」「何を」「どのレベルまで」習得してほしいのか、伝える必要があります。

そのためにも、新人スタッフとOJT上司の双方にとって、見やすく分かりやすい育成計画書が必要です。

※下記が育成計画書の例です。

良い例

  • 育成計画書の意味や使い方をOJT上司が理解しており、しっかり活用されている。
  • 「できた」「できなかった」の振り返りができるよう詳細に書かれている。
    →例「お客様にお辞儀をする時は、右手を前に笑顔で45度の角度でできている」
  • 育成計画書は、ルール変更などにともない定期的に見直している。

悪い例

  • 育成計画書がない、またはあっても形骸化している。
  • 「できた」「できなかった」の振り返りがしにくい内容で書かれている。
    →例「お客様にお辞儀ができている」
  • 必要に応じた内容の見直し・更新がされていない。

さいごに

いかがでしたでしょうか?
今回は、新人スタッフの受け入れ時のポイントについてお話ししました。

新人スタッフと職場の信頼関係を構築し、スムーズなOJTやその後の定着に繋げるためには、受け入れ前の準備と出勤当日が非常に重要ということがお分かりいただけたと思います。

とくに新人受け入れ時は、OJT上司だけではなく周りの協力も必要になります。
周りのスタッフをしっかり巻き込んで、万全の状態でOJTができるようにしましょう。

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