人事評価

人事考課(評価)シートの書き方を5分で解説します!

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上期下期が来るたびに、上司との人事面談を行っている方が多いかと思います。その際に、自分自身で記入する人事考課(評価)シートの書き方に頭を痛める方も多いのではないでしょうか。控えめに書けば、そのようにとらえられ、自分なりに評価すると、「それは出来すぎはないか」と上司に叱責されることもあるでしょう。自分自身の努力をどのように伝えればよいのでしょうか今回は、出世する人事考課(評価)シートの書き方をご紹介します。

人事考課(評価)シートはとても重要

人事考課(評価)シートは、被評価者が会社や人事部、上司に対して、公に自己PRを伝えることができるツールだと考えてください。評価期間に、目標設定した項目等が達成できたか、どのように会社に貢献度があったか等を客観的に評価していくシートです。評価者が決まって(上司や支店長など)はいるものの、一番最初に記入するのは被評価者です。被評価者自身で、客観的に自己評価を付けます。

このシートは、上司を経由して、人事部の給与、配属などの判断材料になるため、重要な書類です。過大評価したり、過小評価したりせず、客観的に記入するようにしましょう。

評価者が評価しやすいシートにするか

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ただ、あなたが、「がんばったんです」と言っても、上司もどう評価して言いかわかりません。「どのように頑張ったのか」「どのように結果を残せたのか」を具体的な例を提示して説明しないと評価者には伝わりません。そこで、「成果項目」「行動項目」の書き方が重要になってきます。

・「成果項目」とは:実績がどのくらい向上したかなど、数字の指標で記入できるもの
上層部になればなるほど、成果項目(業績)などを重視します。

・「行動項目」とは:どのようなプロセスを経て実行に移したか等を記入できるもの
新入社員や、年次が2~3年目の方は、行動項目をメインで見られる場合が多々あります。例えば、個人だけではなくチームで行動する姿勢等です。

コンピテンシー評価

現在では、コンピテンシー評価などを利用している企業も多くあります。

その場合は、「優秀な社員」の行動分析をして、その社員をモデルケースにし考え方や行動を基準して評価します。

その評価方法であれば、その行動分析に近づいているかなど、「育成」という観点で評価されている場合もあります。ですが、実際にこの評価の運用は難しいといわれています。

デメリットとして、①基準となるサンプルとなる従業員の抽出が難しいこと②評価者の主観が入りやすい③具体的なモデルケースが強すぎて、日々のビジネスの現場に追いつかなくなるといった課題もあります。

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人事考課シートの書く際のポイントとは

職種によって、成果項目や行動項目の書き方には違いが出ています。特に事務職は数値化しにくい仕事量が多いです。いかに、明確に行動項目を伝えるかが重要になってきます。

総務・人事・経理など事務職の場合

事務職は、営業職と違い、売上・顧客数など数値が出にくいのが難しいです。評価シートに記入できることはさまざまあります。

行動項目を記載する際のポイントは、「客観的に書くこと」と「PDCAを意識する」ことです。事務職の場合は、行動項目を具体的に記入するとよいでしょう。

成果項目

・事務作業の時間短縮
・納期の達成率
・事務の効率化

行動項目

時間短縮のために事務作業をどのように削減したか・課員とどのようチームワークを取ったか・時間意識を持ち行動できたか等。課への貢献度を記入。

 営業職の場合

事務職と違い、数値で記載できる分、未達成の場合は、事実を書きつつ、いかに心証を悪くしないように記載する必要があります。私の友人が金融機関だったのですが、たとえば、年間目標は○○〇万円で、半期でいくらと目標や件数が具体的に決められているところが大半です。よって、評価シートに記入する際、達成率〇%、新規顧客〇件などと記載します。

成果項目

・営業の達成率
・アプローチ件数
・利益率

行動項目

未達成の理由は決して、弁解に取られないように注意しましょう。「なぜ、今期達成できなかったのか、どのようなプロセスでここを改善したら遂行できていたと考える。」など改善したほうがいいことなどを記載してみましょう。

また、来期については、改善してさらに「ここを工夫する」など具体的に記載すると、評価者が評価しやすくなるのと同時に、自分自身のことを客観的に分析しているとプラスに感じ取ってもらえるでしょう。

来期に向けた課題の設定を記載し、どのような対策がとることが可能かをPDCAに沿って記載するとなおよいでしょう。

達成した場合は、どのように行動して達成したのか。アプローチ方法の工夫や回数など記載するといいでしょう。努力したことに関しては、遠慮せず論理的な言葉で伝えることが大切です。

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評価シートに記載するPRポイントとは

直接的な仕事ではないですが、課への貢献や仕事につながることで取り組んできたこと、自分自身だけではなく、組織で行ったことを書くとよいでしょう。

〇後輩の指導・研修
新人の育成だけでなく、後輩についての指導も、課への貢献の一つです。人材が育つことはひいては長期的な課へ貢献となります。後輩へのさまざまなサポート(同行や実務処理)や、マネジメントを記載するとよいでしょう。

〇自己学習
仕事に関わるもので、時間外に取り組んでいるものや、今の部署ではなく、今後希望する部署に関係する資格に取り組んでいるなどを記載するとよいでしょう。

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人事考課シートの書き方の実例

では、実際どのように反映すればいいのでしょうか。営業職と事務職を絞って実例をご紹介します。

営業職の場合

良い例
今期は売上を120%の伸ばすことができた。理由は4課のチームワークがうまく運用した結果である。日々コミュニケーションを取り、訪問先の販売情報の共有を行いました。また、勉強会を実施し課員の人材育成も力を入れました。今後も努力を務め、来期も今期より120%の売上向上を課員ともども連携して目指します。

・定量的な書き方をしている
・チームで行っているという印象
・改善するための具体的な根拠を示している

悪い例
今期は前期よりも大きく売上が向上した。その理由は自分自身が常日頃からの知識の習得を怠らず努力した結果だと考える。前期よりも顧客も増加した。4課に対しての貢献度は大きいと考えている。来期も基本に忠実に努力を務めます。

・定性的な部分しかない
・個人の努力しかない
・具体的な根拠がかける

事務職の場合

良い例
前年度は納期の遅れが目立ちました。そのため、原因を課で分析をし、事務員で同じような事例のシャアを実施した。この事例を営業員にも情報共有し、ミスが起きないようにそれぞれ注意するように伝えました。よって、納期の遅れは20%減少しました。来期も対策を立て、課題解決を行い納期が達成できるように管理徹底を行います。

・原因分析をどのようにおこなったかが明記されている

悪い例
前期と変わらず、着実に仕事をこなすことに邁進しています。ミスは前期と同じようにしないように細かいことに注意するようにしています。来期も課で貢献できるように頑張ります。

・前期と今期の差があまり見受けられない
・具体性が乏しい

まとめ

昇進に影響があるからと、人事考課シートを恐れていませんか。評価されることを気にするのではなく、今の自分自身を見直す絶好の機会だと考え活用しましょう。うまくいっていない部分を上司や周りと共有することで改善することもできます。ぜひ活用してみてください。周りにサポートを求めながら自身のモチベーションの向上のために人事考課の機会があると考え取り組みましょう。

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  • この記事を書いた人
大橋 高広

大橋 高広

株式会社NCコンサルティング 代表取締役社長|人事コンサルタント・社外人事部長&社外CHRO・ビジネス作家|あなたの会社の採用・育成・定着を強くする人事のプロ|人事評価制度と面談が得意|最近はブランディングとマーケティングのご相談も急増中|著書重版|現状維持は衰退|プラス思考の方と互いに高め合っていきたい|新刊執筆中

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