人事コラム

事例から考える、人事部は社内かアウトソーシングか。

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最近、人事部や総務部のアウトソーシングを導入する会社が多くなりました。
しかし、業務をアウトソーシングに任せたからといって、社員の仕事がなくなるわけではありません。
空いた時間を活用し、より深い、会社にとって重要な業務を進めていきます。
特に人事の場合、人手不足も深刻になってきており、採用計画や、既存の社員のフォローなどが欠かせません。

この記事では、人事でアウトソーシングを活用するメリット・デメリットから、具体的な導入事例までご紹介していきます。

なぜ今人事アウトソーシングが熱いのか

近年、総務や経理、コンサルティング、営業や製造など、様々な分野でアウトソーシングが使われるようになりました。
中でも、人事や総務でアウトソーシングを活用する企業が増えています。
給与計算や人事制度の策定、社会保険業務の代行といった「労務分野」の負担軽減に有効です。
それだけに限らず、人材の育成のための研修等にも活用できるのがアウトソーシングの魅力。
ここまでアウトソーシングが注目されている理由は、人材不足が大きいでしょう。

アウトソーシングを利用すれば、自社で人材を抱える必要がありません。

定期的におこなう必要のある業務をアウトソーシングすることで、時間や人件費を削減することができます。
自社のスタッフはその分、違う業務に集中することができるのです。
一般的な企業だけでなく、銀行やコンビニエンスストア、病院などでも、人事業務のアウトソーシングが進んでいます。

メリット・デメリットから考える人事アウトソーシング

それでは、人事アウトソーシングのメリット・デメリットを見ていきましょう。

人事アウトソーシングのメリット

人事アウトソーシングの一番のメリットは、人件費や時間を削減できることです。
毎月必ずおこなう業務をアウトソーシングすることで、その処理にかかっていた人材や時間を削減できます。
空いた時間により深い、重要な業務を進めることができるところが魅力です。
また、自社で業務をおこなうよりもコストを削減できるのもメリットでしょう。

業務にあたる人材を採用する必要がないだけでなく、使用する人事関係ソフトも自社で購入する必要がありません。
アウトソーシングを利用するのに料金はかかりますが、結果的に経費削減につながります。

人事アウトソーシングのデメリット

人事アウトソーシングのデメリットは、

自社にノウハウが蓄積できないこと
人事に関する専門性の高い業務を外部に委託するため、自社にそのノウハウが蓄積されません。
しかしノウハウの蓄積に関しては、対策をとることができるので問題はないでしょう。
アウトソーシングする業務の仕様書を作成してもらったり、定期的な打ち合わせをしたりすることで、ノウハウを知ることができます。
アウトソーシング先から聞いた情報を、社内で共有しておけば良いのです。
情報を社内でも理解しておくことで、万が一、アウトソーシング先が対応できなくなった時に慌てずに済みます。

個人情報の扱いに不安があるということ
人事では、社員の大切な個人情報を扱っていますが、アウトソーシングする場合、その情報も外部に渡すことになります。
情報漏洩などのトラブルが不安になりますよね。
このデメリットは、業者選びの際に注意することで避けられます。
きちんと設備が整っている、信頼できるアウトソーシング先を選ぶことが大切です。
間違っても、利用料金の安さだけで選ばないように注意しましょう。

やはり人事部は社内に残すべき?

答えはYESです!

アウトソーシングの導入が進んでいるとはいえ、人事部は残すべきです。
というのも、人事の仕事は給与計算等の事務処理だけではありません。
社員のモチベーション向上の対策や、退職者の削減など、事務以外にもやるべきことはあります。
アウトソーシングでは内部の状況が見えないので、細やかなサポートはできません。
社員一人ひとりに合わせたサポートは、実情が見えている内部の人員で対応するべきなのです。

事務的業務や、その他の業務サポートはアウトソーシングしても問題ありませんが、社員のフォローなどコアな部分に関しては、自社のスタッフで担うことが好ましいでしょう。

人事業務アウトソーシング事例3選

それでは最後に、人事業務のアウトソーシング事例と、主なアウトソーシング会社3社の紹介をしましょう。
まずは人事業務をアウトソーシングした事例について、3つご紹介します。

採用業務をアウトソーシング

まずは、全国展開している企業の採用業務をアウトソーシングした事例です。
全国に展開しているにもかかわらず、採用業務にあたれるスタッフが少なく、他社に人材を取られてしまうことが悩みでした。
この企業は、説明会やセミナー、面接にアウトソーシングを導入。

選考自体は自社のスタッフでおこないましたが、会場の準備や応募者の受付、面接スケジュールの調整はアウトソーシングすることに。

その結果、人材採用における中心的業務のみの対応で済むため、時間にも余裕ができ、採用率も上がりました。

給与計算をアウトソーシング

続いて、給与計算をアウトソーシングした事例です。
この企業では、社員数が急激に増えたことで煩雑になっていた、給与計算処理をアウトソーシングしました。
空いた時間で採用プランの策定をおこない、今後の採用スケジュールについて部内で共有。
手薄になっていた社員への研修や教育に力を入れ、離職率が下がったようです。

給与計算と会計仕訳をアウトソーシングで連携

3つ目は、給与計算と会計の仕訳を連携させた事例です。
この会社では、人事で給与計算をおこなったのちに、経理が仕訳を入力する流れを取っています。
このため人事では、給与計算のデータとは別に、経理に提出するデータも作成する必要がありました。
そこで給与計算をアウトソーシング。
オプションで、経理への給与データをCSVで取り込めるように変更。

アウトソーシングを利用したことで、給与計算の業務自体の負担を軽減できただけでなく、経理の仕訳作業もなくなりました。

まとめ

人事の仕事は事務だけではありません。
通年を通して必要な事務業務や、人手をかけることが難しい業務については、アウトソーシングを上手く利用すると良いでしょう。
空いた時間で、他にやるべきコアな部分の業務をどんどん進めていきましょう。
アウトソーシングを利用する際には、料金の安さだけで判断せず、自社の大切な情報を任せられるかどうかも見極めることが大切です。
ご紹介したアウトソーシング会社以外にも、多数の会社が存在しますので、自社に合ったアウトソーシング会社を見つけてみましょう。

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大橋 高広

大橋 高広

株式会社NCコンサルティング 代表取締役社長|人事コンサルタント・社外人事部長&社外CHRO・ビジネス作家|あなたの会社の採用・育成・定着を強くする人事のプロ|人事評価制度と面談が得意|最近はブランディングとマーケティングのご相談も急増中|著書重版|現状維持は衰退|プラス思考の方と互いに高め合っていきたい|新刊執筆中

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